1. Bitwarden – mein Start in den digitalen Alltag

Das ist das erste Tool, das ich morgens starte, sobald ich mich an den Schreibtisch setze.
Es hat lang gedauert, bis ich das kryptische Passwort mit 18 Stellen, das nur am Anfang sprechend ist, auswendig konnte. Und wenn ich mich mal nicht konzentriere, tippe ich es auch heute manchmal noch falsch ein.

Zur Sicherheit hab ich das Master-Passwort einem Menschen meines Vertrauens gegeben. Man weiß ja nie…
Für mich ist es unglaublich beruhigend, dass meine Zugangsdaten jetzt so gut geschützt sind. Denn ich hab lang mit Papierlisten gearbeitet.

Ich gebe zu, ich könnte Bitwarden noch weit besser nutzen, z. B., indem ich Ordner anlege. Das steht zwar auf der To-do-Liste, aber nicht gerade weit oben. Momentan reicht es mir völlig aus. Better done than perfect.

Falls du es dir mal anschauen möchtest, hier ist der Link für dich.

2. Trello – mein digitaler Projektmanager

Als Zweites öffne ich meinen Projektmanager Trello und schaue, welche To-dos für den Tag anstehen.

Ich trage meine Aufgaben immer am Abend vorher ein. Dann brauche ich morgens nicht großartig überlegen, sondern kann gleich loslegen.

Hier habe ich gelernt: Weniger ist mehr.
Es frustriert mich total, wenn am Ende des Tages noch viele unerledigte Aufgaben auf mich warten. Auf der anderen Seite freue ich mich riesig, wenn ich alle Punkte abgehakt hab.

Für jede Karte, die in den „Done“-Ordner wandert, gibt es bei mir Konfettiregen. 🎉 Das klappt übrigens nur auf dem Desktop, das find ich echt witzig und es motiviert mich.

Trello nutze ich auch, um meine Kund*innenprojekte zu verwalten. Für jede Kund*in lege ich ein eigenes Board an. Und ich finde es sehr schön, das Board farblich und visuell passend zum ihrem Thema zu gestalten. Das geht super easy und macht Spaß.

In den Boards für Kund*innen sammle ich alle wichtigen Links und Infos: Präsentationen, Aufzeichnungen der Meetings, Workbooks und alles, was dazugehört.
So haben wir beide jederzeit den perfekten Überblick und alles ist ruckzuck zur Hand. Am Ende des Coachings übergebe ich das Board der Kund*in. Sie kann dann damit weiterarbeiten und ich schaue immer mal wieder nach.

Magst du dir Trello hier mal anschauen?

3. OneNote – meine digitale Bibliothek

Als ich im Frühling die Fortbildung zur WordPress-Expertin angefangen hab, hab ich meine Wissensbibliothek damit angelegt. Von A wie ActiveCampaign bis Z wie Zoom.
Rate mal, bei welchem Buchstaben ich die meisten Einträge habe: Durch Zufall ist mir letztens aufgefallen: Es ist das S.

Ohne diese klare Struktur wäre ich von der Masse an neuem Know-how und den vielen Details überrollt worden. Wobei ich zugeben muss: Als ich mit Divi angefangen habe, habe ich zusätzlich Karteikarten beschrieben.

Alles neu Gelernte, was ich mir nicht sofort merken kann, landet hier. Und darüber bin ich sehr glücklich.
Ich hab schon viel Zeit meines Lebens mit der Suche nach was-weiß-ich-was für Dingen verbracht. Das hat mich ganz schön verrückt gemacht.

Die digitale Bibliothek ist so praktisch für mich. Im Ordnerregal in meinem Büro ist längst kein Platz mehr und das große Aussortieren schiebe ich noch eine Weile vor mir her. Vom papierlosen Büro bin ich jedoch noch himmelweit entfernt.

Ich liebe das Haptische und habe immer Buntstifte zur Hand, um z. B. ausgedruckte Handouts zu beschriften. Das ist noch ein Überbleibsel aus meiner Zeit als Waldorflehrer*in und das wird auch so bleiben.

Mein Tipp für dich:
Falls du mit OneNote starten oder tiefer einsteigen möchtest: Beim Microsoft-Experten Stefan Malter hab ich schon mehrere geniale Webinare gemacht. Stefan ist fachlich und didaktisch exzellent und ich liebe seine Tutorials.

4. Canva – mein zickiges Zaubertool

Zu meinem Designtool habe ich ein zwiespältiges Verhältnis. Mal bin ich hoch beglückt, wie schnell ich etwas damit zaubern kann. Ein anderes Mal ärgere ich mich maßlos drüber.

Tja, und dann war da noch die Sache mit dem Phishing:
Ich hatte eine Vorlage gekauft und kurze Zeit später bekam ich Post von der Bank, dass mein Bankkonto gesperrt wurde. Das war nur zur Sicherheit und zum Glück ist damals nichts Schlimmes passiert. Aber ein Schreck war’s trotzdem.

Natürlich arbeite ich weiter mit Canva. An guten Tagen ziehe ich eine Vorlage rein, ändere nur ein bisschen und bin fertig. Sieht aus, als hätte ich stundenlang daran gearbeitet. An schlechten Tagen will ich nur einen Kasten verschieben und nix geht.

Eine Zeit lang habe ich auch mit Crello gearbeitet, das hatte mir damals Technikmentor Frank Katzer empfohlen. Es war ähnlich aufgebaut, aber der Funke ist nie so richtig übergesprungen. Mittlerweile heißt die Designplattform VistaCreate.

Unter dem Strich: Ein Leben ohne Canva geht für mich gar nicht.

5. Pomodoro – mein Booster

Ich weiß nicht mehr, seit wann ich dieses wunderbare Tool im Einsatz habe. Es muss schon sehr lang sein.
Aber was ich noch genau weiß: In unserer Küche stand früher ewig eine Eieruhr in Tomatenform. 🍅

Obwohl ich selbst nie eine Armbanduhr trage und die Uhrzeit ganz gut einschätzen kann, ist das Arbeiten mit Intervallen für mich super praktisch.
Es spornt mich an und hilft mir, den Fokus zu behalten.

Wenn mir in einem 25-Minuten-Abschnitt mal nichts Gescheites einfällt und mir auch die KI nicht weiterhelfen kann, starte ich eben mit dem nächsten Thema.
Die disziplinierte Arbeit klappt natürlich nicht an allen Tagen. Manchmal kommen Termine oder einfach das Leben und Ablenkungen dazwischen.

Wenn ich es an einem Tag mal eilig habe und zügiger vorankommen will, setze ich das Intervall auf 15 Minuten herunter. Dafür nehme ich dann den Timer vom Handy.
Die Pausen dazwischen nutze ich z. B., um Kniebeugen zu machen und mich zu bewegen, zum Teekochen etc. Danach kann ich mich gleich besser konzentrieren und es geht weiter im Text.

Ich arbeite immer in Blöcken von ca. 3 Stunden und kann nur sagen: Ich liebe diese Arbeitsweise.

Falls du Pomodoro noch nicht kennst, probier´s doch mal aus.

6. Fazit

Ist dir was aufgefallen?
Es sind alles kostenlose Tools, mit denen ich arbeite. Allesamt sind sie unverzichtbar für mich geworden.

Sie unterstützen mich im Alltag, helfen mir beim Sortieren, beim Strukturieren, beim Dranbleiben.
Und wie ich dir erzählt habe, sie bescheren mir sogar ein kleines Konfetti-Feuerwerk. 🎉

Arbeitest du schon mit einem dieser Tools?

Und was ist dein persönlicher Geheimtipp? Schreib es mir gern in den Kommentar. Ich freue mich drauf!